:الرقابة
مراحل الرقابة
مرحلة تحديد المعايير الرقابية :هي المرحلة الأولى للقيام بعملية الرقابة ، وفيها يتم تحديد المعايير الرقابية 1-1 المناسبة .والمقصود بالمعيار الرقابي هو رقم أومقياس للجودة أو لمستوى الأداء تستخدمه المنظمة لقياس النتائج المحققة .هذا المعيار قد يكون في شكل كمي أو وصفي ويكون محددا مسبقا في خطة المنظمة مثل كمية الإنتاج ،حجم المبيعات ،جودة الإنتاج مستوى أداء الموظفين. -مرحلة قياس الأداء :وهي المرحلة الثانية من مراحل عملية الرقابة وفيها يتم قياس الأداء الفعلي أي الأداء المنجز 2-1 من طرف المنظمة مثل قياس كمية الإنتاج المنجزة.حجم المبيعات ،عدد الغيابات. -مرحلة المقارنة بين الأداء الفعلي والمخطط .وهي مرحلة تلي مرحلة القياس الأداء وفيها يتم عملية المقارنة بين 3-1 الأداء المنجز فعلا مع المعاييرالرقابية المحددة مسبقا .وهنا نكون أمام ثلاث حالات: *الحالة الأولى:عدم وجود انحرفات أي توافق بين الأداء الفعلي والمعياري *الحاة الثانية :وجود انحرفات موجبة أي ان الأداء المنجز يفوق المخطط وهذا يدل أن الأداء جيد
لسنة *الحالة الثالثة :وجود انحرافات سالبة أي أن الأداء المنجز أقل من المخطط وهذا يدل ان الأداء سيئ -مرحلة تحليل أسباب الإنحرافات واتخاذ القرارت اللازمة :وهي المرحلة الأخيرة من مراحل عملية المراقبة وفيها 4-1 يتم تحليل أسباب وجود الإنحرافات سواء كانت موجبة أو سالبة لإتخاذ القرار المناسب لكل حالة : --خصائص عملية الرقابة الفعالة 2 -أن تكون المعلومات المقدمة خالية من الأخطاء -أن تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن -بجب أن تقدم المعلومات في الوقت المناسب لأن أي تأخير يفقد للمعلومة قيمتها ويضيع المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب فمثلا عند ظهور عيب في بعض المنتجات أثناء عملية الإنتاج ولم يتم اعلام مسؤول الإنتاج حالا ،فان ذلك يؤدي الى زيادة كمية المنتجات المعيبة. -السرعة في تدوال المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات . -أن تكون عملية الرقابة مرنة بحيث يمكن تعديليها اذا تغيرت بعض الظروف . -أن يتصف نظام الرقابة بالإقتصاد في التكاليف. --أنواع الرقابة 3 أ الرقابة المسبقة :يتم هذا النوع من الرقابة قبل الشروع في انجاز أي نشاط يتعلق بالمؤسسة و الغرض من ذلك هو العمل على تفادي وقوع المشاكل والعراقيل قبل حدوثها ب الرقابة أثناء التنفيذ :هذا النوع من الرقابة يتم أثناء مرحلة التنفيذ ، أي أثناء انجاز مختلف أنشطة المؤسسة والهدف من وراء ذلك هو متابعة حسن التنفيذ للأنشطة والقيام بالإجراءات التصحيحية في وقتها المناسب في حالة حدوث أي خلل ج الرقابة اللاحقة: :يتم هذا النوع من الرقابة بعد الإنتهاء من مرحلة التنفيذ ويتم ذلك عن طريق جمع المعلومات التي تتعلق بالأداء الفعلي لمختلف أنشطة المؤسسة ومقارنتها بما كان مخطط لها ، والهدف من ذلك هو التأكد من حسن سير الأداء : -أساليب الرقابة 4 -الرقابة التقليدية :وتنقسم الى 1-4 *الملاحظة الشخصية :للملاحظة الشخصية أهمية في عملية الرقابة لا يمكن تجاهلها من طرف المشرفين المباشرين . *التقارير :حتى تكون التقارير أكثر فاعلية يجب أن تكتب بدقة ووضوح ،ويقوم بكتابتها موظفون متخصصون في الرقابة *الميزانية التقديرية :هي تعبير رقمي أو كمي عن الأهداف والنتائج المتوقعة للمؤسسة وبهذه الصفة فإنها تعبر من يبن الأدوات كثيرة الاستعمال في عملية الرقابة حيث تتم عملية الرقابة عن طريق المقارنة بين ماتم انجازه فعلا وبين ما هو مسجل في الميزانية التقديرية -*نقطة التعادل :تعبر عن حجم المبيعات الذي تكون عنده الإيردات الكلية مساوية لتكاليف الكلية .فعند مستوى أقل لحجم المبيعات تحقق المؤسسة خسارة ،وعند مستوى أكبر لحجم المبيعات تحقق المؤسسة ربحا ومن تظهر أهمية نقطة التعادل كأداة فعالة في عملية الرقابة *النسب المالية :تستخدم في قياس الأداء والمراقبة في المؤسسة ومن أهم هذه النسب النسب الهيكلية ونسب السيولة والنشاط ونسب المردودية الرقابة المتخصصة :يقصد بها تلك الرقابة التي تعتمد في أساليبها على استخدام طرق بحوث العمليات مثل طريقة 2 PERTبيرت
مرحلة تحديد المعايير الرقابية :هي المرحلة الأولى للقيام بعملية الرقابة ، وفيها يتم تحديد المعايير الرقابية 1-1 المناسبة .والمقصود بالمعيار الرقابي هو رقم أومقياس للجودة أو لمستوى الأداء تستخدمه المنظمة لقياس النتائج المحققة .هذا المعيار قد يكون في شكل كمي أو وصفي ويكون محددا مسبقا في خطة المنظمة مثل كمية الإنتاج ،حجم المبيعات ،جودة الإنتاج مستوى أداء الموظفين. -مرحلة قياس الأداء :وهي المرحلة الثانية من مراحل عملية الرقابة وفيها يتم قياس الأداء الفعلي أي الأداء المنجز 2-1 من طرف المنظمة مثل قياس كمية الإنتاج المنجزة.حجم المبيعات ،عدد الغيابات. -مرحلة المقارنة بين الأداء الفعلي والمخطط .وهي مرحلة تلي مرحلة القياس الأداء وفيها يتم عملية المقارنة بين 3-1 الأداء المنجز فعلا مع المعاييرالرقابية المحددة مسبقا .وهنا نكون أمام ثلاث حالات: *الحالة الأولى:عدم وجود انحرفات أي توافق بين الأداء الفعلي والمعياري *الحاة الثانية :وجود انحرفات موجبة أي ان الأداء المنجز يفوق المخطط وهذا يدل أن الأداء جيد
لسنة *الحالة الثالثة :وجود انحرافات سالبة أي أن الأداء المنجز أقل من المخطط وهذا يدل ان الأداء سيئ -مرحلة تحليل أسباب الإنحرافات واتخاذ القرارت اللازمة :وهي المرحلة الأخيرة من مراحل عملية المراقبة وفيها 4-1 يتم تحليل أسباب وجود الإنحرافات سواء كانت موجبة أو سالبة لإتخاذ القرار المناسب لكل حالة : --خصائص عملية الرقابة الفعالة 2 -أن تكون المعلومات المقدمة خالية من الأخطاء -أن تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن -بجب أن تقدم المعلومات في الوقت المناسب لأن أي تأخير يفقد للمعلومة قيمتها ويضيع المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب فمثلا عند ظهور عيب في بعض المنتجات أثناء عملية الإنتاج ولم يتم اعلام مسؤول الإنتاج حالا ،فان ذلك يؤدي الى زيادة كمية المنتجات المعيبة. -السرعة في تدوال المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات . -أن تكون عملية الرقابة مرنة بحيث يمكن تعديليها اذا تغيرت بعض الظروف . -أن يتصف نظام الرقابة بالإقتصاد في التكاليف. --أنواع الرقابة 3 أ الرقابة المسبقة :يتم هذا النوع من الرقابة قبل الشروع في انجاز أي نشاط يتعلق بالمؤسسة و الغرض من ذلك هو العمل على تفادي وقوع المشاكل والعراقيل قبل حدوثها ب الرقابة أثناء التنفيذ :هذا النوع من الرقابة يتم أثناء مرحلة التنفيذ ، أي أثناء انجاز مختلف أنشطة المؤسسة والهدف من وراء ذلك هو متابعة حسن التنفيذ للأنشطة والقيام بالإجراءات التصحيحية في وقتها المناسب في حالة حدوث أي خلل ج الرقابة اللاحقة: :يتم هذا النوع من الرقابة بعد الإنتهاء من مرحلة التنفيذ ويتم ذلك عن طريق جمع المعلومات التي تتعلق بالأداء الفعلي لمختلف أنشطة المؤسسة ومقارنتها بما كان مخطط لها ، والهدف من ذلك هو التأكد من حسن سير الأداء : -أساليب الرقابة 4 -الرقابة التقليدية :وتنقسم الى 1-4 *الملاحظة الشخصية :للملاحظة الشخصية أهمية في عملية الرقابة لا يمكن تجاهلها من طرف المشرفين المباشرين . *التقارير :حتى تكون التقارير أكثر فاعلية يجب أن تكتب بدقة ووضوح ،ويقوم بكتابتها موظفون متخصصون في الرقابة *الميزانية التقديرية :هي تعبير رقمي أو كمي عن الأهداف والنتائج المتوقعة للمؤسسة وبهذه الصفة فإنها تعبر من يبن الأدوات كثيرة الاستعمال في عملية الرقابة حيث تتم عملية الرقابة عن طريق المقارنة بين ماتم انجازه فعلا وبين ما هو مسجل في الميزانية التقديرية -*نقطة التعادل :تعبر عن حجم المبيعات الذي تكون عنده الإيردات الكلية مساوية لتكاليف الكلية .فعند مستوى أقل لحجم المبيعات تحقق المؤسسة خسارة ،وعند مستوى أكبر لحجم المبيعات تحقق المؤسسة ربحا ومن تظهر أهمية نقطة التعادل كأداة فعالة في عملية الرقابة *النسب المالية :تستخدم في قياس الأداء والمراقبة في المؤسسة ومن أهم هذه النسب النسب الهيكلية ونسب السيولة والنشاط ونسب المردودية الرقابة المتخصصة :يقصد بها تلك الرقابة التي تعتمد في أساليبها على استخدام طرق بحوث العمليات مثل طريقة 2 PERTبيرت
إرسال تعليق